IRIM pone a prueba su software AUDITEC realizando la auditoría de una importante planta de produccion de aceite
RENOVETEC ha llevado a cabo una compleja auditoría de mantenimiento en un conjunto de plantas pertenecientes a uno de los fabricantes de aceite de orujo de oliva más conocidos, que controla una alto porcentaje del aceite de orujo que se produce en el mundo. En dicho trabajo se ha utilizado en software AUDITEC, el programa desarrollado por el Instituto RENOVETEC de Ingeniería de Mantenimiento para facilitar el trabajo en este tipo de auditorías
Una auditoría de gestión de mantenimiento es una evaluación de la gestión del mantenimiento de una instalación que realiza el departamento o incluso la empresa correspondiente que tiene la responsabilidad técnica del mantener la funcionalidad y prestaciones de dicha instalación.
La auditoría que se ha llevado a cabo se basa en la comparación de la situación existente en la empresa auditada con un modelo de excelencia, es decir, con una situación que debe considerarse como la mejor posible, como la óptima.
La gestión del mantenimiento incluye toda una serie de aspectos que pueden englobarse en un total de 12 áreas de gestión:
- El personal
- El plan de mantenimiento y su puesta en práctica
- La aplicación de técnicas de mantenimiento predictivo
- La gestión del mantenimiento legal, es decir, el de obligado cumplimiento que emana de normativas legales
- La gestión de contratas y subcontratas, es decir, del mantenimiento contratado
- La gestión del mantenimiento correctivo y la solución de averías que surgen y ue impiden en normal funcionamiento de la instalación
- La gestión del repuesto y los consumibles
- La gestión de herramientas y medios técnicos
- Los procedimientos empleados en mantenimiento
- La gestión de la información que se genera en mantenimiento, incluido el software de mantenimiento que puede estar utilizándose en la instalación para registrar los datos y convertirlos en información útil para la toma de decisiones
- La prevención de riesgos laborales
- El análisis de los resultados obtenidos a través de determinados indicadores clave de mantenimiento
Para cada una de estas áreas se han determinado toda una serie de aspectos que las avalúan. Cada uno de estos aspectos tiene una situación modelo, una situación perfecta u óptima, y la auditoría trata de comparar como se acerca la situación de la instalación analizada a ese modelo para cada uno de los aspectos de cada una de las 12 áreas de gestión.
La herramienta empleada en la Auditoría de Mantenimiento es un Checklist o cuestionario, compuesto por más de 120 cuestiones o puntos de análisis. RENOVETEC ha comprobado su validez en empresas de muy diversa índole, aunque a veces son necesarias pequeñas modificaciones para adaptarlo mejor a la realidad de la empresa auditada. Cada una de las cuestiones analizadas tiene 4 posibles valores: “4” si la respuesta a la cuestión planteada es muy favorable, “3” si la situación es mejorable, aunque aceptable; “1” si la situación es desfavorable y se hace necesario un cambio; y “0” si la respuesta es tan desalentadora como para considerar la situación de ese punto un autentico desastre.
El valor “2” se reserva para aquellos puntos que no han podido valorarse por falta de información para emitir un juicio, aunque deberían haberse valorado. Todos los puntos valorados como “2”, es decir, como “No se ha podido valorar”, hacen que la respuesta tome el valor “2” pero incrementan en igual valor la “incertidumbre” del valor global.
Aquellos puntos que no son de aplicación para la instalación auditada se indican como “No aplica”, y no se tienen en cuenta en la valoración global.
No todas las cuestiones tienen el mismo peso en la opinión de la gestión de la planta. Unos aspectos tienen mayor peso que otros, y para equilibrar mejor el resultado numérico obtenido, cada cuestión tiene una “ponderación”, un valor entre 1 y 10 que se multiplica al valor obtenido en la respuesta. De esta forma, los aspectos más importantes tienen más peso en el valor global obtenido.
Una vez cumplimentados todos los puntos, y revisados éstos para asegurar que las respuestas coinciden con la situación real de la instalación y no se han cometido errores involuntarios, se obtienen los siguientes resultados:
- Un valor global de excelencia o de índice de conformidad, entre 1 y 100%
- Un valor de excelencia para cada una de las 12 áreas de gestión analizadas
- Un valor global y por área de los 6 factores de riesgo a los que afecta una buena o mala gestión de cada aspecto analizado: la disponibilidad, la fiabilidad, el coste de mantenimiento, la vida útil de la instalación, el riesgo de gran avería y la seguridad.
Además, para cada aspecto valorado como “0” o “1” el auditor debe indicar:
- Observaciones, para reflejar la situación exacta de ese punto considerado no conforme con el estándar de excelencia
- Recomendaciones para conseguir que ese punto no conforme pueda llegar a ser conforme.
Todos aquellos puntos que alcanzan como resultado un “0” o un “1” deben incluirse en un PLAN DE ACCIÓN, y transcurrido cierto tiempo, deben realizarse una nueva auditoría comprobando especialmente aquellos puntos que habían obtenido un resultado desfavorable. Al cabo de unos meses la situación de un departamento ruinoso, desalentado, con unos resultados catastróficos puede pasar milagrosamente a ser un departamento modélico. Y todo ello, sin grandes cambios espectaculares, sin grandes reingenierías de proceso, sin llegar a la conclusión de que es mejor destruirlo todo y construir las instalaciones de nuevo, y sin necesidad de pensar que la culpa la tiene otro.
Por supuesto, el punto más importante de una auditoría de mantenimiento es ese PLAN DE ACCIÓN, en el que se identifican los problemas que se detectan en la gestión del mantenimiento de una empresa, y como se propone solucionarlos.
